Postępowanie administracyjne jest dość specyficznym postępowaniem i rządzi się ono swoimi własnymi prawami. Zastosowanie ma tutaj kodeks postępowania administracyjnego z 1960 roku ze zmianami, który reguluje poszczególne etapy takiego postępowania. Każdy z nas ma od czasu do czasu do czynienia z jakimś urzędem. Zazwyczaj próbujemy wówczas coś załatwić lub osiągnąć, na przykład otrzymać na coś zgodę lub dostać dofinansowanie lub płatność. Zazwyczaj otrzymujemy decyzję danego organu w naszej sprawie. Jak powinna wyglądać taka decyzja i w jaki sposób ją czytać?
Decyzja w danej sprawie wydawana jest na koniec postępowania. Postępowanie wszczyna się na wniosek strony lub też z urzędu, jeżeli zachodzi taka konieczność. Reguły tego, jak powinna wyglądać decyzja administracyjna reguluje art. 107 kodeksu postępowania administracyjnego. Przede wszystkim, powinna ona zawierać oznaczenie strony lub stron postępowania oraz organu administracji publicznej, który wydawał swoje rozstrzygnięcie w danej sprawie. Poza tym, oczywiście organ powinien wskazać datę swojego rozstrzygnięcia i podstawę prawną takiego rozstrzygnięcia. Ważne, aby była to pełna podstawa prawna, do której trzeba odnieść się w treści decyzji.
Dla strony postępowania, poza samym orzeczeniem, bardzo ważne jest również uzasadnienie decyzji. Co prawda, często przepisy szczegółowe umożliwiają odstąpienie od uzasadnienia decyzji, ale jedynie w wypadku, kiedy decyzja w całości spełnia żądanie strony. Wielokrotnie jednak sądy wskazywały na to, że strona powinna być w stanie wywieść z decyzji, dokładnie co oznacza dla niej konkretne orzeczenie organu administracji publicznej. Jest to właśnie najczęstszą wadą decyzji administracyjnych, że są one dla obywateli niejasne i niezrozumiałe. Art. 107 kodeksu postępowania administracyjnego zmusza organ do tego, aby stronie wyjaśnił, jakie prawa i korzyści związane są z decyzją i jakie obowiązki na niej ciążą.
Poza tym, kodeks postępowania administracyjnego w art. 3 oraz art. 7 reguluje zasady postępowania administracyjnego, którymi powinien się kierować dany organ rozpatrując daną sprawę. Wskazuje on na to, że organ musi rzetelnie rozpatrzeć cały zgromadzony w sprawie materiał dowodowy, a także żądania strony i zapewnić jej czynny udział w postępowaniu toczącym się w sprawie. Stronie przed wydaniem decyzji trzeba umożliwić wniesienie wyjaśnień i uwag, a także zapoznanie się z aktami sprawy. W decyzji, strona koniecznie musi zostać jeszcze pouczona o tym, w jakim terminie może ona wnieść odwołanie do organu drugiej instancji. Jest to bardzo ważnym elementem każdej decyzji, ponieważ zawsze od decyzji organu pierwszej instancji przysługuje odwołanie w ciągu czternastu dni, zaś w przypadku rozstrzygnięcia wydawanego już przez organ drugiej instancji można wnieść skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, a następnie kasację do Sądu Naczelnego Administracyjnego. Ścieżka administracyjna kończy się na etapie organu drugiej instancji, kiedy to decyzja w toku administracyjnym staje się już ostateczne i rozpoczyna się etap sądowy, jeżeli strona nie jest zadowolona z rozstrzygnięcia wydanego w jej sprawie.
Wiele osób obawia się wnoszenia odwołania od decyzji organu administracji publicznej, ponieważ nie wiedzą, w jaki sposób takie odwołanie sformułować. Okazuje się, że zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego, wystarczy jedynie wskazać, że nie zadowala nas rozstrzygnięcie i decyzja jest dla nas krzywdząca. Nie musimy powoływać się już na żadne przepisy prawa i konkretne artykuły lub fakt. Jeżeli odwołanie wpłynie w terminie, organ drugiej instancji jest zmuszony do jego rozpatrzenia i przeprowadzenia całego postępowania na nowo. Odwołanie zawsze składa się za pośrednictwem organu, który pierwotnie rozstrzygał w danej sprawie. Organ ten ma siedem dni na to, aby uznać odwołanie, jeżeli decyzja wynikała z jego błędu. Jeżeli jednak organ podtrzymuje swoje rozstrzygnięcie, musi przekazać odwołanie do organu drugiej instancji. Ten ma dwa miesiące na rozpatrzenie odwołania. Organ nie tylko bada samą decyzję i jej podstawy prawne, ale również przeprowadza postępowanie, aby zweryfikować poprzednie ustalenia. Następnie, po przeprowadzeniu kontroli administracyjnej, wydaje on swoje rozstrzygnięcie.
Organ drugiej instancji ma możliwość utrzymać decyzję organu pierwszej instancji lub uchylenia jej i orzeczenia w danej sprawie. Taka możliwość istnieje, kiedy organ drugiej instancji orzeka na korzyść strony. Jeżeli zaś sprawa wymaga przeprowadzenia kolejnego postępowania wyjaśniającego lub organ zważy na podstawowe błędy organu pierwszej instancji, może on uchylić daną decyzję i przekazać sprawę do ponownego rozpatrzenia organowi pierwszej instancji. Wówczas ten an nowo bada sprawę i wydaje swoje własne rozstrzygnięcie. W takiej sytuacji, uchylając decyzję, organ powinien wskazać jakie elementy powinny zostać wzięte pod uwagę przy ponownym rozpatrywaniu sprawy.
Dla wielu obywateli proces postępowania administracyjnego może wydawać się skomplikowany i zawiły, jednakże rządzi się on bardzo prostymi prawami, wynikającymi właśnie z kodeksu postępowania administracyjnego. Warto znać swoje prawa i możliwości. Jeżeli decyzja nie jest dla nas jasna i nie przekonuje nas ona, a nie spełnia naszych żądań, warto jest wystąpić z odwołaniem i czekać na rozstrzygnięcie organu drugiej instancji. Musimy się jednak liczyć z tym, że nowa decyzja wydana w naszej sprawie może być dla nas bardziej krzywdząca.